Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d’innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations. ​

Projet

Sous l’autorité hiérarchique du coordonnateur administratif du service d’imagerie (IM) et en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique du service d’imagerie, le titulaire de ce poste aura comme responsabilité d’assurer la saine gestion des rendez-vous médicaux et professionnels ainsi que favoriser l’accès aux soins pour l’ensemble des secteurs du service de l’imagerie.

Le spécialiste en processus cliniques assistera le coordonnateur administratif Im et le chef technologue de l’IM du service de l’imagerie médicale dans la gestion quotidienne des opérations de l’IM Il accomplit un ensemble de travaux administratifs et de gestion des ressources humaines, selon les attentes du chef de service. Plus précisément, il est responsable de veiller à la répartition quotidienne des ressources, aux communications avec l’équipe et du suivi des compétences attendues

Il collabore à la mise en place de stratégies visant à répondre aux standards de qualité ciblé. Il détient un rôle conseil dans l’analyse des indicateurs, l’identification des problématiques et la mise en place des solutions pour le service. 

En collaboration avec le supérieur hiérarchique de l’IM, le titulaire de ce poste assure la gestion continue des listes d’attente médicales et professionnelles pour l’ensemble des secteurs d’activités en IM. Il assure la mise en application du cycle de gestion et applique les bonnes pratiques liées à la circulaire ministérielle pour les demandes de consultation et à la politique d’accès à l’ambulatoire pour les rendez-vous de suivi. 

Tes défis 

• Assurer la répartition quotidienne des ressources pour répondre au service à la clientèle;
• Assurer un suivi des communications auprès de l’équipe du centre de rendez-vous imagerie;
• Utiliser de façon adéquate et optimale les outils de gestion tels les tableaux de bord;
• Assurer le soutien au technicien en administration, AA2 rendez-vous;
• Assurer les bonnes pratiques en matière de gestion des listes d’attente;
• Accompagner les équipes médicales et les équipes professionnelles dans l’analyse et l’élaboration de stratégies visant à mieux répondre aux besoins de la clientèle tertiaire et quaternaire ;
• Assurer un suivi pour les besoins des agents administratifs;
• Assurer un suivi auprès de son chef de service de toute situation problématique.

Responsabilités liées à l’accompagnement des ressources

• Prendre connaissance des ressources disponibles de façon quotidienne;
• Assurer la répartition des ressources en cas de manque de personnel;
• Participer au rencontre du service;
• Cibler les besoins d’information au bon déroulement des journées;
• Soutenir les techniciens en administration dans leur rôle;
• Assurer un suivi des demandes ponctuelles du personnel;
• Assurer un suivi des demandes des collaborateurs internes et externes;
• Veiller à l’identification des besoins en formation et en tenir informer la responsable des formations/audits;
• Collaborer aux formations/audits si besoin;
• Assurer la rédaction et la distribution de l’infolettre pour l’ensemble de l’équipe des AA2.

Responsabilités liées à la gestion des rendez-vous :

• Assurer un suivi de la gestion des demandes de consultation, selon les critères de priorisation;
• Assurer un suivi de la vérification du remplissage des plages horaires dans tous les secteurs d’activités IM;
• Identifie les besoins des équipes administratives en termes de gestion des listes d’attente et élabore de stratégies pour y répondre;
• Veille à l’application de la circulaire ministérielle visant l’accès aux soins et services ambulatoires pour les demandes de consultation;
• Veille à l’application de la politique d’accès à l’imagerie;
• Participe à l’analyse et l’élaboration de recommandations concernant les plaintes relatives à la gestion des rendez-vous et la gestion des listes d’attente, en collaboration avec le coordonnateur administratif IM et le chef technologue IM. 

Responsabilités liées à la gestion continue des listes d’attente :

• Mets en place un cycle de gestion visant la gestion administrative des listes d’attente, en collaboration avec le supérieur hiérarchique de l’IM;
• Veille à la gestion continue des demandes de consultations et des suivis urgents (A-B-C, 1-2-3) selon les priorisations médicales émises par les radiologues;
• Assure l’analyse des listes d’attente de l’ensemble des secteurs d’activités IM et élabore des stratégies visant à mieux répondre aux besoins de la clientèle du CHU Sainte-Justine, en collaboration avec le chef technologue et le supérieur hiérarchique de l’IM;
• Veille à l’épuration administrative des listes d’attente médicales et professionnelles;
• Veille à la mise à jour des algorithmes décisionnels de manière annuelle;
• Veille à la mise à jour des lettres de réorientation et de refus;
• Réalise l’état de situation des listes d’attente de manière triennale et veille à l’envoi à chacun des services médicaux et des services professionnels;
• Collabore à l’élaboration du rapport annuel;
• En collaboration avec la chef technologue PACS, complète les fichiers ministériels (GESTRED) concernant les listes d’attente en imagerie;

Responsabilités liées à la gestion des billets de suivi et des demandes de consultation :

• Assurer la répartition des ressources;
• Assurer le suivi de la qualité des tâches des agents selon lots de travail;
• Assurer un suivi de la qualité des billets de suivi ainsi que des demandes de consultation reçus et en faire état au chef de service.

Responsabilités liées à la reddition de compte :

• Répondre aux demandes d’enquête des collaborateurs, commissaire aux plaintes, chefs de services;
• Répondre aux demandes des médecins en matière de gestion des listes d’attente;
• Favoriser l’utilisation des outils de performance pour les pivots;
• Utiliser les outils de gestion ciblés par le chef de service;
• Assurer le suivi des situations problématiques au chef de service;
• Répondre aux demandes du coordonnateur administratif de l’IM en matière de données, statistiques, tableaux de bord;
• Veille à ce que le coordonnateur administratif – Responsable de l’accès soit avisé de toute situation posant des risques importants à l’accessibilité. 

Tes acquis 

• Doit détenir un baccalauréat dans une discipline universitaire appropriée.
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans une discipline reliée à l’emploi ;
• Bonne habiletés dans le service à la clientèle
• Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ;
• Connaissance des outils informatiques Quanum et Rendez-vous, considéré comme un atout;
• Excellente expression orale et écrite ;
• Bilinguisme (français et anglais) considéré comme un atout. 

Tes talents 

Le conseiller à l’accessibilité aux soins et service ambulatoire doit pouvoir :

• Faire preuve de compétences interpersonnelles;
• Être capable de coordonner plusieurs activités et livrables simultanément;
• Fournir des directions claires en matière d’objectifs et de responsabilités;
• Communiquer les informations de façon claire et logique;
• Procéder par voie d’analyse et faire preuve de créativité pour résoudre un problème;
• Prendre des décisions efficaces sous pression;
• Faire attention aux détails et travailler efficacement sous pression;
• Avoir une attitude respectueuse envers les autres.

Compétences organisationnelles:

• Capacité de communiquer;
• Capacité d’élaborer des stratégies de communication extra et intra organisationnelle;
• Capacité de développer une approche globale de concertation;
• Capacité de susciter l’engagement et la motivation de ses collaborateurs;
• Grande connaissance du milieu et des enjeux organisationnels;
• Capacité à faire face à l’ambiguïté.

Compétences professionnelles/techniques :

• Orientation clientèle;
• Efficacité et efficience;
• Évaluation des résultats;
• Capacité à animer des groupes;
• Capacité de faire des présentations;
• Capacité à exercer un leadership mobilisateur;
• Capacité d’adaptation;
• Capacité de travailler en équipe de façon respectueuse et constructive;
• Développer avec son supérieur immédiat une relation de confiance empreinte de respect.
• Autres compétences, habiletés et aptitudes - souhaitables et à développer en cours d’emploi :
• Maîtrise du logiciel MonCHUSJ (outil de priorisation);
• Maîtrise du logiciel eRendez-vous;
• Maîtrise du logiciel Chartmaxx;
• Capacité à utiliser les outils en gestion de projet;
• Habileté à déléguer;
• Aptitude à identifier les risques et à proposer des mesures d’intervention;
• Habileté à travailler sans supervision ou sous supervision minimale;
• Habileté à développer des stratégies et à les convertir en plans tactiques;  
• Aptitude à agir à titre consultatif et à travailler efficacement avec tous les niveaux de l’organisation, que ce soit le personnel ou la direction;
• Sens politique aigu;
• Aptitude pédagogique et de recherche, ces composantes font partie intégrante de la mission universitaire de l’établissement.

Notre offre

Vivre sa meilleure vie, c'est possible au CHU Sainte-Justine. Nous t'offrons des conditions pour te développer professionnellement et pour que tu aies du temps pour toi et tes proches.

• Un salaire horaire allant de 30,27$ à 53,64$ en fonction de ton expérience
• Un vraie conciliation travail-vie personnelle 
• 20 jours de vacances, 13 jours fériés et 9,6 jours de maladie payés par année et de multiples congés sociaux pour grands projets de vie
• Des avantages collectifs de choix pour soi et sa famille
• Un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) qui est l’un des meilleurs au Québec
• Un programme d’accompagnement en début poste et de développement professionnel
• Un Carrefour mieux-être offrant une multitude de ressources et outils pour prendre soin de soi

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.